L’agglomération Durance Lubéron Verdon relève le défi de la dispersion géographique grâce à GoWizYou…

15 janv. 2015

...Et gagne le pari de faire adopter instantanément de nouveaux outils aux 500 agents de la communauté.

Répondre à une double problématique : économique et écologique

Au départ, la problématique de Durance Lubéron Verdon Agglomération (DLVA) est double : à la fois économique et écologique.

Regroupant 26 communes, l’agglomération s’étend  en effet sur un large territoire, et les communes les plus éloignées se trouvent à 70 km l’une de l’autre. Une dispersion géographique qui constitue l’une des principales problématiques de la DSI  nouvellement créée fin 2012, quelques semaines avant la constitution officielle de la communauté d’agglomération le 1er janvier 2013.

Il s’agit alors de mettre en place des outils permettant de limiter les déplacements et d’optimiser le partage d’informations entre les 500 agents de la communauté, répartis dans les différentes communes de l’agglomération.

Jean-Christophe Drapri, Chef du Service Système d’Information de DLVA et de la Ville de Manosque, et Claude Amenc, chargé de mission plans et études stratégiques liées à l’informatique et à l’aménagement numérique du territoire, sont chargés de relever ce défi :

« nous devions également prendre en compte les aspects économiques et écologiques du projet, tout en déployant des solutions qui favorisent le développement et le suivi de projets à l’échelle d’une agglomération, et non plus à celle d’une commune ».

Un choix de partenaire et de solution évident

La mise en place d’une messagerie collaborative s’impose rapidement, et début 2013, GoWizYou, intégrateur spécialisé auprès des collectivités, est choisi pour mettre en place le projet.

Son expertise complète – conseil, technique, formation, ainsi qu’une compréhension immédiate des besoins de la communauté d’agglomération, constituent les principales raisons de ce choix.

La proposition de GoWizYou de mettre en œuvre une solution Google Apps for Work, en mode hébergé et accessible depuis n’importe quel site et n’importe quel support, est elle aussi rapidement adoptée au début de l’année.

Prévu sur le second semestre, le programme de déploiement et d’accompagnement au changement prévoit plusieurs phases :

  • Dans un premier temps, 50 « early adopters » sont formés aux nouveaux outils, avec ensuite pour objectif de pouvoir assister les autres agents en cas de besoin
  • Des sessions de 20 personnes sont ensuite mises en place pour former les 450 autres agents de la communauté

Tous sont sensibilisés à la démarche, au choix de l’outil, aux aspects économique et écologique du projet, à la dimension collaborative.

Une adhésion immédiate et totale

Pour Jean-Christophe Drapri et Claude Amenc, il s’agit sans conteste de l’un des projets informatiques qui leur a donné le plus de satisfaction : « la simplicité des outils et leur facilité de prise en main, l’adhésion spontanée et immédiate des utilisateurs, ainsi que l’accompagnement de proximité apporté par GoWizYou ont contribué à la réussite totale du projet ».

Quelques mois après le déploiement de la nouvelle solution, les bénéfices sont concrets : une plus grande implication des agents sur les projets, un accès facile et depuis n’importe où à  sa messagerie (un point important pour les élus notamment), une communication facilitée entre les services et les communes, une plus grande proximité avec la population du territoire, ainsi qu’entre les élus et les services.

Preuve du succès et de l’adoption générale de la solution, l’utilisation s’est aujourd’hui élargie à d’autres outils Google : Drive pour la gestion des dossiers dans le cloud avec des fonctionnalités de partage et de co-édition de documents, Sites pour le suivi des plus gros projets, et Hangout pour la messagerie instantanée et la vidéoconférence.

Plus récemment, l’acquisition de Chromebooks a permis de commencer le plan de dématérialisation du conseil municipal et communautaire. A terme plus de soixante-dix élus seront dotés de ce type d’appareil, les formations sont en court et s’achèveront au cours de l’année 2015…